Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on SaimaaHoliday Oravin henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 20.05.2018. Viimeisin muutos 30.8.2018
1. Rekisterinpitäjä
Saimaan Eräpalvelu Oravi Oy
Kiramontie 27, 58130 Oravi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Marie Louise Fant, oravi@saimaaholiday.net, 044 274 7078
3. Rekisterin nimi
SaimaaHoliday Oravin asiakasrekisteri, markkinointirekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Lakiin ja asetukseen perustuvat
• Kansalaisuus (asetus EU 692/2011), ostotiedot tai niiden osat kirjanpitoa varten (laki 1336/1997) Rekisteröidyn suojaamiseksi
• Varauksiin liittyvät asiakastiedot kuten nimi- ja yhteystiedot
• Kielikoodit, tieto kanssamatkustajista tai tilaisuuteen osallistujista (matkustajakortti)
• Laskutus- tai muut maksu- tai maksutapatiedot
• Hinnoitteluperuste, kuten tieto yritysasiakkuudesta tai muu tieto hintaan vaikuttavista tekijöistä.
• Ostotiedot ja tiedot varatuista tai käytetyistä palveluista, ostokanava
• Varatun palvelun taso kuten huonetyyppi sekä muut tiedot halutuista palveluista
• Kirjeenvaihto
• Markkinointiviestint
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
• Majoitus-, ohjelmapalvelu-, ruoka- ja tilavarausten käsittely, palvelun tuottaminen
• Asiakkaan tunnistaminen
• Asiakassuhteen hoito, asiakkaan huomioiminen
• Varauksiin liittyvä asiakasviestintä, asiakkaan kontaktointi
• Markkinointiviestintä
• Häiriötilanteiden selvittäminen ja niistä tiedottaminen
• Asiakaspalvelun kehittäminen, palvelun kehittämiseen liittyvät tutkimukset
• Osapuolten oikeuksien turvaaminen ja palvelun oikeellisuuden varmistaminen
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat kaikki tai osa seuraavista: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Säilytämme keräämiämme henkilötietoja vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämää tai lain nojalla sallittua.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta
• asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
• asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme myy henkilötietojasi ja luovutamme tietojasi vain siten, kuin tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Tietojen luovuttamisessa noudatetaan voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä. Henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Voimme luovuttaa henkilötietojasi SaimaaHoliday -verkoston sisällä asiakkuuksista, myynnistä ja markkinoinnista vastaaville henkilöille. Voimme siirtää henkilötietojasi palveluntarjoajille, jotka tarjoavat meille palveluita, kuten tietojenkäsittely- ja muita tietotekniikkapalveluita, kampanja-, kilpailu- ja arvontapalveluita sekä mielipide- ja markkinatutkimuspalveluita. Emme salli tällaisten palveluntarjoajien käyttävän henkilötietojasi tai luovuttavan niitä mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin tarjotakseen palveluita puolestamme.
Mikäli päätämme strategisista tai muista liiketoiminnallisista syistä myydä tai siirtää liiketoimintamme kokonaan tai osittain, voimme osana tällaista myyntiä tai siirtoa välittää keräämiämme ja säilyttämiämme tietoja, mukaan lukien henkilötietojasi sisältäviä asiakastietoja, kenelle tahansa, joka on osallinen liiketoiminnan myynnissä tai siirrossa.
Käsittelemme tietoja yhteistyökumppaniemme ja palveluntarjoajamme kanssa, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Rekisterin käyttö on sallittu ainoastaan nimetyille henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ja asiakkuuksien ylläpito ja hallinta. Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
10. Muutokset tietosuojakäytäntöön
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ja tietosuojakäytäntöjämme ajoittain. Jos muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä verkkosivustollamme tai muilla keinoin, esimerkiksi sähköpostitse. Toivomme, että luet tämän selosteen säännöllisesti, jotta Sinulla on uusimmat tiedot tietosuojakäytänteistämme.